時間の使い方｜〜時間管理のマトリックス〜
24時間の中で大切な時間を最大限に使うには、「自分にとって大切なものは何か？」をはっきりさせることが大切です。
まず、自分が一番大事にしたいことを見つけて、その時間を有効に使いましょう。
人生の中で「やっておいた方がいいこと」を後回しにしてませんか？
「やらなきゃ」と思いながら先延ばしにしていること、ありませんか？
後回しになってしまうことは、ちゃんとスケジュールに組み込むことで解消できます。
これらのことは、今すぐ必要ではないけれど、将来的には大きな影響を持つものばかり。
例えば、
- 新しい知識や技術を学ぶこと
- 将来のための投資
- 目標に向けた行動
- 人間関係を深めること
- 読書
- 定期的な運動
- 美容のためのケア
- 心身のリフレッシュ
- 家族との大切な時間
これらは緊急じゃないからと後回しにしやすい。
でも、その積み重ねが数年後の自分を大きく変えるかもしれません。
だからこそ、今から時間の使い方を意識しましょう。
時間管理のマトリックス
「時間管理のマトリックス」という、時間を客観視することができる表があります。
この表は、タスクの「緊急度」と「重要度」で4つのカテゴリに分け、時間の使い方を明確に理解する手助けとなります。
第一領域（緊急かつ重要なこと）
多くの人は日常で第一領域に大半の時間を使っています。
例えば、期限が近いタスク、急なトラブル、家族の体調不良や、クレームの処理などです。
これらは「絶対に対応しなければならないこと」なので、これに時間を使いすぎると、自分が本当にやりたいことに時間を使うことができなくなります。
第二領域（緊急ではないが重要なこと）
第二領域は「重要ではあるけれども緊急ではないこと」であり、多くの人は重要だと分かっていることを後回しにしてしまいます。
しかし、そのようなことは実は人生に大きく影響します。
例えば、
- 新しい知識や技術を学ぶこと
- 未来のための計画や投資
- 目標に向かってのアクション
- 人との関係を深めること
- 読書や運動
- セルフケアやリラックスの時間
- 家族と過ごす時間
これらは後々、あなたにとっての大きな成果や満足感として返ってきます。
これらを意識してスケジュールに組み込むことが重要です。
日常の小さなタスクに埋もれる前に、これらの活動を計画に入れておくと良いでしょう。
第三領域（緊急だが重要ではない）
第三領域には「緊急だが重要ではない」出来事が集まります。
ここにはよく中断することや、不要な会議、メール、電話、LINEなどが含まれ、日常的に発生します。
この領域に多くの時間を費やすと、成果が少なく不満が残ることが多いです。
この領域の取り組み方のコツは、他の人に任せられることは任せ、すぐに処理しなくて良いことは先延ばしにすること。
そして、事前にどのように対応するかを計画することが大切です。
現代はスマホ使用時間が増え、LINEやメールの通知による中断が頻繁です。
通知ごとに応答すると、集中が途切れやすくなります。
そこで、スマホは特定の時間だけチェックし、緊急でないLINEの返信は余裕のある時にするなど、この領域にエネルギーを取られないように意識をしていきましょう。
第四領域（緊急でも重要でもない）
第4の領域は「重要でも緊急でもないこと」が該当します。
本来、ここには時間を使いたくないのですが、第1や第3の領域で忙しく疲れてしまったとき、ついこの第4の領域に時間を使いたくなることがあります。
この領域には、テレビ視聴、ネットサーフィン、SNSのぶらぶらとした閲覧、ゲームなど、生産性の低い活動が多いです。
ここに時間を多く使うと、だんだんと元気がなくなり、結果的には時間の無駄と感じることが多くなります。
かけた時間とリターンのバランス
時間の使い方を評価すると、かけた時間や労力に対する成果の大きさが見えてきます。
労力に対して得られる成果が少ないものは、優先度を下げ、逆に成果が大きいもの（生産性の高いもの）に時間を集中させるよう心がけましょう。
余裕をもたせる
1日のスケジュールを作るとき、無計画に多くのことを入れるのはおすすめしません。
それは、計画通りに進まないときに不満やストレスの原因となります。
そこで、スケジュールには「余裕」を持たせるよう心掛けましょう。
自分の限界を超えた内容や、無理に詰め込んだスケジュールは心も体も疲れる原因になります。
そして、終わらせられなかったことが次の日に持ち越されると、ストレスが溜まることも。
余裕をもった計画をすることをおすすめします。
達成感を感じるコツ
予定を後回しにすると、達成感が得られません。
達成感は、行動をスムーズにし、やる気を引き出します。
だから、達成感を感じる方法でタスクを進めることが良いです。
例えば、付箋にタスクを書いて、完了したら捨てる。
また、手帳やノートに1日のタスクをリストアップし、終わったら消し線を入れる。
このように、日々の小さな達成を楽しんで進めていきましょう。
やはり大事な自分の価値観
同じタスクでも、それをどう優先するかは人それぞれです。
例えば、「子どもとの時間」を考えると、小さい子どもがいる時に、家庭に専念する人と、仕事を続けながら子育てをする人では、このタスクの優先度が異なります。
その違いは「個人の価値観」によるものです。
仕事や趣味、子育て、学び、自分だけの時間など、何を大切に考えるかが「どのような人生を歩むか」に関係し、それが1日の時間配分にも影響します。
