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【スピードが速い組織のつくり方】

これは【SEKARABO】に2021年2月11日に投稿された記事です。

掃除ができない人の特徴
掃除ができない人は、掃除を頼むと物を横に山のように一塊にして、ずらすだけ。
というのを読んで「どうして、バレたんだろう」と思った竹内です。

今日は、「スピードが速い組織のつくり方」について、書いてみます。

このブログは、竹内力也自身が立ち向かっている「希望格差問題」へのアプローチとして、実際に何を行っているのか
その「企画・考え方・一次情報」をアウトプットしているオンラインサロン【SEKALABO】に投稿された過去記事を中心に更新しています。

目次

健全なスピードの上げ方

弱小企業など、スピードを速くする為に、あの手この手を使い切磋琢磨している企業や団体がありますが、
その中には、“健全ではないスピードの上げ方”も多く見受けられます。

あらゆる施策やプロダクトを立ち上げ続けた結果、
メンバーにどんどん負荷がかかってキャパオーバーになってしまう。

そういった状況は、恥ずかしながらも僕の会社でもよくある事なので、
無視できない問題だと思いながらこれを機に悔い改めるつもりでこの記事を書いています。

ただ、未だに多くの企業はこの問題の最中にいます。

健全にスピードを上げるには、
急いでたくさん行動するだけではなく、そのための仕組みを整えていくことが必要です。

具体的にどうすれば良いのか、現在、僕が実際に行なっている政策を書いてみます。

着手を速くする

健全ではないスピードの上げ方をしている企業の多くは、
パツパツの納期を設定しての「納期マネジメント」になっているケースがあります。

僕の会社では、集客やブランディングを教えていますが、
お客さんの要望に合わせての完全オーダーメイドでプログラムを組んでいくので、
どうしてもイレギュラーな調べ物や問題も多く、重なる時はそれなりにそこに時間が取られてしまい
結果的に納期マネージメントになってしまいがちです。

そうすると任されたメンバーは納期を意識し作業にあたるので、
どうしても経験が豊富な仕事じゃない限り、質の担保が疎かになり「妥協」が入ってしまいます。

そして、やった仕事を竹内に提出した際に、そこのクオリティーに対して、ツッコミを入れられて
精神的に強くないとそれをきっかけに病み病みモードに入りやすくなります。

本人からするとやった仕事より、やれなかった業務に対して目が向きがちになってしまい
結果的に成功体験が積み上がりにくいのが、組織として起きる「すれ違い」だと思います。

もちろん、プロジェクトを進めていく上で、納期は重要ですし、
お客様から指定された納期を疎かにするのは絶対にダメなんですが、
納期を短く切り、そこにプレッシャーを掛けるのではなく、
そういう経験から学び、少し長めの納期に設定し、
なおかつ最初にその仕事に着手するまでの時間を早める方が、仕事の生産性を上げることができます。

ここで大切になるのが、チームワークという連携やコミニケーション。
そして、事前に
この仕事をやる意味や、進め方などの事前知識や情報を与えておく必要があります。

そういう下準備をしっかり行うことで
「まず一歩目を踏み出す」ということをメンバーに徹底することで業務の生産性を高めています。

言語に直す

「一度納品したがイメージが違ったらしく、戻ってきた。」
「経営会議に提出する資料を時間をかけて作ったが、蓋を開けてみるとそれは不要だった。」
そういった経験はありませんか?

この “手戻り”が、組織のスピードを遅くする要因になってしまいます。
この問題は、あらかじめ求められている事や仕事を言語化し、確認するなどのコミニケーションをすることで、あらかじめ防ぐ事ができます。

世の中の大切な事や契約は必ず言語化されているものです。

婚姻届、契約書、議事録、日報、処方箋、通知書、ご利用明細など
この言語化にした確認をしっかり事前に取り入れる事で、頑張ってやった作業が無駄になってしまうことを減らす。

これを徹底することが、スピードを上げるのに非常に有効です。

そのためにやるべきことは2つあります。

○期待値の言語化

業務を指示する側は、これを心がけると組織にとってメリットになります。

例えば、「この資料を今週中に仕上げて欲しい」というオーダー。
ここには、いろんな落とし穴がある。
「今週中にって具体的にいつ?金曜日の夜?それとも月曜日の朝?」
「仕上げるってどのレベル?顧客に出せるレベル?」

このように、期待値が曖昧になってしまっていると、現場が混乱してしまいます。
結果として、期待値とずれたアウトプットになり、支持する側にもされた側にも、更に手間がかかってしまいます。

手戻りを減らすために、期待値を明確にして指示をすること。
つまり指示を受けた方はメモを取る。
指示をする側は、言語化してしっかり伝える。

これが1つ目のポイントです。


○プロセスの開示

指示を受けるメンバー側は、これを心がけることが重要です。
途中のプロセスを他の(メンバー)人にも積極的に見せていく、ということです。

顧客に出す資料でも、社内で使う資料でも、最終完成形だけを見せれば、誰がやっても必ず手戻りが発生します。

一方、「ここまで進めました」「ここまでできていますよ」というように、プロセスを開示すると、柔軟に軌道修正することが可能になります。
#間違いに気づける人が増えるために
#助け合いもできるしね

■振り返りから学ぶ習慣をつける

どんな仕事も学ばなければ、同じ事を繰り返してしまいます。

なので日報などをつけて、日々の振り返りをアウトプットする事と同時に記録します。
そうする事で、自分自身の言葉で物事を振り返る事ができます。

これを効果的に行う事ができれば、効果的に学べると共に、成長する組織と仕組みとなります。
結果的に、生産性が上がります。

ただ、いきなりはやはり、相手は人間なので成長はしません。
時間がかかることも仕方ない事ですが、そこで諦めたらずっとそのままです。

是非、取り入れられる事があれば、参考にしてみてください。

最後に

このサイトにアップロードされる記事は、希望格差に立ち向かう竹内力也が、その活動と考えを記録しているオンラインサロン【SEKALABO】にアップロードされているモノをアップロードしてます。

現在進行系の活動をリアルタイムに見たい場合は、是非オンラインサロン【SEKALABO】を覗いてみてください。

2021〜2023年以内に、これから予定している活動(少しだけ公開)

リンクを飛んで頂くと、今後の活動で目指していることを少し公開しています。
興味ある方は、一度覗いてみてください。
※この全ての進行状況は、随時オンラインサロン【SEKALABO】内にて、公開しているので、是非興味ある方、そして関わっていただける方は、そちらからご参加ください。

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